Ilmu Manajemen Proyek 

Globalisasi yang semakin maju menuntut percepatan pembangunan terahdap semua negara baik negara maju maupun negara berkembang. Indonesia sendiri sebagai negara berkembang merespon kemajuan globalisasi ini dengan maraknya proyek multinasional. Sejak Tahun 2016 hingga Perseptember 2020 sebanyak 98 Proyek Strategis nasional sudah selesai dibangun oleh pemerintah Indonesia, dengan nilai investasi Rp. 515,3 Triliun. Proyek proyek strategi nasional tersebut diantaranya adalah pembangunan Jalan Tol, Bandara, Pelabuhan, Bendungan, Kereta, kawasan industri, saluran irigasi, sentra kelautan dan perikanan serta infrakstruktur lainnya. Realisasi Proyek tersebut tidak terlepas dari penerapan Manajemen Proyek yang baik.

Apa Itu Manajemen Proyek ?

Untuk Mengetahui apa itu Manajemen Proyek, terlebih dahulu kita mengetahui arti dari dua kata dasar Manajemen Proyek yaitu Manajemen dan Proyek. Pengertian Manajemen Menurut Ismail Solihin adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian dari berbagai sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien sedangkan Pengertian Proyek adalah diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya sudah digariskan dengan jelas. Maka manajemen proyek dapat diartikan sebagai Sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek

1.      Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu.

2.      Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan,

3.      Meningkatkan kualitas

4.      Meningkatkan produktifitas

5.      Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin.

6.      Koordinasi internal yang lebih baik

7.      Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim.

Tiga Faktor Pembatas Manajemen Proyek

1.      Scope atau ruang lingkup

Scope atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasanbatasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangat diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.

 

2.      Time atau waktu Time atau waktu

Time atau waktu Time atau waktu  adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang krusial, terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.

3.      Cost atau biaya

Cost atau biaya adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu scope dan time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek

Elemen Manajemen Proyek

A.    Project Scope Management

Project scope management meliputi:

1.      Scope planning: menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefenisikan, diverifikasi dan dikontrol

2.      Scope defenition: membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS.

3.      Work Breakdown Structure (WBS): menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverables yang mudah di-manage, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama.

4.      Scope verification: mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal.

5.      Scope control: mengontrol perubahan ruang lingkup proyek.

B.     Project Time Management

Project time management diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu yang ditetapkan, yang meliputi:

1.      Penyusunan jadwal proyek

2.      Monitoring jadwal proyek

3.      Pengontrolan perubahan jadwal proyek

C.     Project Cost Management

Project cost management diperlukan untuk membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang dtetapkan, Project cost management ini meliputi:

1.      Cost estimating: membuat perkiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas.

2.      Cost budgeting: menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline.

3.      Cost control: mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan

D.    Project Human Resource

Management Project human resource management diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mengorganisir dan me-manage project team yang meliputi:

1.      Human resource planning: mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing-masing.

2.      Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek.

3.      Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.      Mengelola project team dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek.

E.     Project Risk Management Project risk management diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek yang meliputi:

1.      Human resource planning: mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab masing-masing.

2.      Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

3.      Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.      Mengelola project team dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek.

F.      Project Communication Management Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien, yang meliputi:

1.      Communication planning: menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder.

2.      Information distribution: menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan.

3.      Performance reporting: melaporkan status dan kemajuan proyek secara objektif dan tepat waktu.

4.      Manage stakeholders: membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan

G.    Project Quality Management Project quality management bertujuan untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan. Pembahasannya meliputi:

1.      Quality planning: menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya.

2.      Quality assurance: melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proyek yang ditetapkan.

3.      terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan tersebut

H.    Project Procurement Management Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang dan/atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai jadwal. Pembahasan project procurement management meliputi:

1.      Procurement planning: menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/atau jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan

2.      Solicitation planning: menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian.

3.      Conduct solicitation: mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor/kontraktor.

4.      Source selection: memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang.

5.      Contract administration: menyiapkan document kontrak kemudian bersama-sama vendor/kontraktor pemenang mereview dan menyempurnakan isi kontrak.

6.      Contract closure: penanda tanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana)

I.       Project Integration Management Meliputi proses dan aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefenisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan, Pembahasan project integration management meliputi:

1.      Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek.

2.      Membuat project management plan.

3.      Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek.

4.      Memonitor dan mengontrol aktivitas proyek, mulai dari initation, planning, execution sampai closing proyek.

5.      Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control procedure.

6.      Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal.

 

Penerapan Manajemen Proyek pada Proyek Kereta Cepat Jakarta-Bandung

Salah satu penerapan manajemen proyek dapat kita lihat pada proyek kereta cepat Jakarta-Bandung, untuk lebih

 

Referensi :

PMBOK. (2008). A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4th Edition. An American National Standard. ANSI/PMI 99-001-2008. North Carolina,USA.

Teguh, R., & Sudiadi, S. (2015). Diktat Manajemen Proyek.

Pujiono, B. (2017). Konsep Manajemen Proyek

Solihin, I. (2009). Pengantar manajemen.